Παρακάτω θα αναλύσουμε τις 10 βέλτιστες πρακτικές για την μετάβαση στο cloud του Microsoft 365. Η διαδικασία της μετάβασης είναι μιά κρίσιμη δέσμη ενεργειών από την οποία εξαρτάται ο βαθμός αξιοποίησης της πλατφόρμας αργότερα.
1. Αξιολόγηση και σχεδιασμός:
- Αξιολόγηση υποδομής: Αξιολογήστε την τρέχουσα εσωτερική υποδομή ή την υποδομή του παρόχου από τον οποίο θα γίνει η μετάβαση, προσδιορίζοντας τα συστήματα, τις εφαρμογές και τα δεδομένα που χρειάζονται μετεγκατάσταση.
- Συλλογή απαιτήσεων: Κατανοήστε τις επιχειρηματικές ανάγκες, τις απαιτήσεις των χρηστών, τα πρότυπα συμμόρφωσης και τυχόν κανονιστικές υποχρεώσεις που επηρεάζουν τη μετάβαση.
- Σχέδιο Μετάβασης: Ανάπτυξη λεπτομερούς σχεδίου μετάβασης που περιγράφει τα καθήκοντα, τα χρονοδιαγράμματα, τις ευθύνες και τους πιθανούς κινδύνους, συμπεριλαμβανομένων των σχεδίων έκτακτης ανάγκης.
- «Καθαρισμός» Δεδομένων: Οι περισσότεροι οργανισμοί διατηρούν στους φυσικούς file servers τους σωρεία άχρηστων δεδομένων που αποθηκεύτηκαν στην πορεία του χρόνου. Η μετάβαση στο cloud αποτελεί μιας πρώτης τάξεως ευκαιρία για έναν «καθαρισμό» δεδομένων, δηλαδή σβήσιμο άχρηστων αρχείων και φακέλων αλλά και εντοπισμό corrupted αρχείων ή αρχείων με λάθος ονόματα. Μια τέτοια διαδικασία θα απλουστεύσει κατά πολύ την μετάβαση αλλά και θα μειώσει τον χρόνο ολοκλήρωσης της.
- Ελέγξτε το Bandwidth: Το διαθέσιμο bandwidth παίζει μεγάλο ρόλο στην διαδικασία μετάβασης και θα πρέπει να εξετασθεί εκ των προτέρων. Ένα χαμηλό bandwidth θα επηρεάσει αρνητικά την ταχύτητα μετάβασης. Σε τέτοιες περιπτώσεις προτείνεται η ενίσχυση του bandwidth, έστω και προσωρινά για τον χρόνο της μετάβασης.
2. Επιλέξτε τη σωστή προσέγγιση μετάβασης για τον οργανισμό σας:
- Cutover vs. Staged Migration: Κατανοήστε τις διαφορές μεταξύ της ταυτόχρονης και συνολικής μετάβασης (cutover) από ένα χρονικό σημείο και μετά έναντι των σταδιακών μετεγκαταστάσεων για να εξασφαλίσετε ελάχιστη διακοπή.
- Υβριδική ή πλήρης μετάβαση: Προσδιορίστε εάν μια υβριδική ανάπτυξη (που συνδυάζει υπηρεσίες on premises και cloud) ή μια πλήρης μετάβαση στο cloud είναι πιο κατάλληλη για τον οργανισμό σας.
- Εργαλεία τρίτων: Εξερευνήστε και αξιολογήστε εργαλεία τρίτων που ενδέχεται να προσφέρουν συγκεκριμένα πλεονεκτήματα για το σενάριο μετάβασης. Τα εργαλεία χωρίζονται σε εργαλεία αξιολόγησης, εργαλεία μετάβασης και εργαλεία παρακολούθησης. Τα εργαλεία αξιολόγησης βοηθούν στην εκτίμηση της υπάρχουσας κατάστασης και χρήσης. Τα εργαλεία μετάβασης, τα οποία προσφέρονται πλέον και από την Microsoft βοηθούν στην απρόσκοπτη μεταφορά των δεδομένων στο cloud. Τέλος, τα εργαλεία παρακολούθησης προσφέρουν αναφορές σχετικά με την χρήση των εφαρμογών του Microsoft 365, όπως πόσα email στέλνει και λαμβάνει ο κάθε χρήστης, τι ποσοστό κακόβουλων μηνυμάτων (spam) δέχεται ο οργανισμός κ.α.
3. Στρατηγικές μεταφοράς δεδομένων:
- Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, επαφές και ημερολόγια: Σχεδιάστε την μεταφορά γραμματοκιβωτίων, επαφών, ημερολογίων και δημόσιων φακέλων από διακομιστές on premises ή άλλες πλατφόρμες cloud στο Microsoft 365.
- Μεταφορά αρχείων και εγγράφων: Αναπτύξτε στρατηγικές για τη μεταφορά αρχείων, εγγράφων και εργαλείων συνεργασίας (όπως το SharePoint ή το OneDrive) για να διασφαλίσετε την ορθότητα των δεδομένων και την προσβασιμότητα μετά τη μεταφορά. Η αρχιτεκτονική της πληροφορίας είναι ζωτικό κομμάτι του σχεδιασμού μετάβασης καθώς το SharePoint Online λειτουργεί με διαφορετικό τόπο από ότι η on premises εκδοχή του. Μια μετάβαση χωρίς λεπτομερή σχεδιασμό της αρχιτεκτονικής της πληροφορίας, θα έχει ως αποτέλεσμα την μη εύρυθμη λειτουργία του SharePoint Online με καθυστερήσεις στην εύρεση της πληροφορίας αλλά και μη αξιοποίηση των δυνατοτήτων τεχνητής νοημοσύνης που ενσωματώνει η πλατφόρμα.
4. Υιοθέτηση της πλατφόρμας και εκπαίδευση χρηστών:
- Change Management: Εφαρμογή στρατηγικών διαχείρισης αλλαγών για την αντιμετώπιση των ανησυχιών των χρηστών, την ενθάρρυνση της υιοθέτησης και τη διασφάλιση της ομαλής μετάβασης στη νέα πλατφόρμα. Για την επίτευξη της αλλαγής είναι απαραίτητη η δημιουργία ενός project team με εκπροσώπηση εργαζομένων από όλα τα τμήματα της εταιρίας. Εκεί θα παρουσιαστούν οι εφαρμογές του Microsoft 365 και οι δυνατότητες τους και θα αποφασιστεί η χρήση τους από τα διάφορα τμήματα. Η ομάδα αυτή θα λειτουργήσει ως «ιεραπόστολος» μεταφέροντας την γνώση και τον ενθουσιασμό στα διάφορα τμήματα, δείχνοντας με απλά παραδείγματα την βελτίωση που μπορεί να επιφέρει η πλατφόρμα στην καθημερινότητα των χρηστών. Η εμπειρία έχει δείξει, ότι ο βαθμός υιοθέτησης της πλατφόρμας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ύπαρξη «champions», δηλαδή συναδέλφων που είναι περισσότερο εξοικειωμένοι με την τεχνολογία και είναι πρόθυμοι να μεταφέρουν την γνώση τους στους συναδέλφους τους.
- Εκπαιδευτικά προγράμματα: Δημιουργήστε εκπαιδευτικό υλικό, εργαστήρια ή διαδικτυακούς πόρους για να εξοικειώσετε τους χρήστες με τις εφαρμογές του Microsoft 365, δίνοντας έμφαση σε νέες δυνατότητες και βελτιώσεις. Το SharePoint Online προσφέρει σημαντικές δυνατότητες δημιουργίας κόμβων μάθησης (knowledge portals), δίνοντας έτσι την δυνατότητα να συγκεντρώνεται όλο το εκπαιδευτικό υλικό σε ένα σημείο με εύκολη αναζήτηση και εύρεση.
5. Ζητήματα ασφάλειας και συμμόρφωσης:
- Μέτρα ασφαλείας: Εφαρμόστε λειτουργίες ασφαλείας όπως έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων (MFA), πρόσβαση υπό όρους (conditional access) και αποτροπή απώλειας δεδομένων (DLP) για την προστασία ευαίσθητων δεδομένων κατά τη διάρκεια και μετά τη μετάβαση.
- Προσαρμογή συμμόρφωσης: Βεβαιωθείτε ότι τα μετεγκατεστημένα δεδομένα συμμορφώνονται με τους κανονισμούς του κλάδου (GDPR, HIPAA κ.λπ.) και ότι οι δυνατότητες συμμόρφωσης του Microsoft 365 έχουν ρυθμιστεί κατάλληλα.
6. Δοκιμή και επικύρωση:
- Pilot Migrations: Πραγματοποιήστε πιλοτικές μεταβάσεις ή σταδιακές αναπτύξεις για ένα υποσύνολο χρηστών για να δοκιμάσετε τη διαδικασία μετάβασης και να εντοπίσετε τυχόν προβλήματα πριν από μια μετεγκατάσταση πλήρους κλίμακας.
- Έλεγχοι ορθότητας δεδομένων: Εκτελέστε διεξοδική επικύρωση των μετεγκατεστημένων δεδομένων για να επιβεβαιώσετε την ακρίβεια, την προσβασιμότητα και τη λειτουργικότητα σε διαφορετικές υπηρεσίες του Microsoft 365.
7. Υποστήριξη και βελτιστοποίηση μετά τη μετάβαση:
- Κανάλια υποστήριξης: Παρέχετε υποστήριξη μετά τη μετάβαση μέσω helpdesks, chatbots, FAQ’s ή ειδικών ομάδων υποστήριξης για να βοηθήσετε τους χρήστες με τυχόν προβλήματα ή ερωτήσεις. To SharePoint Online αλλά και το Teams παρέχουν την δυνατότητα δημιουργίας όλων των τύπων καναλιών υποστήριξης, δίνοντας στους χρήστες τη δυνατότητα να εκπαιδεύονται κατά την διάρκεια της χρήσης τους.
- Στρατηγικές βελτιστοποίησης: Βελτιώνετε συνεχώς τις υλοποιήσεις, τους ελέγχους πρόσβασης χρηστών και τις ρυθμίσεις απόδοσης με βάση τα σχόλια των χρηστών και τις εξελισσόμενες επιχειρηματικές ανάγκες.
8. Συνεχής παρακολούθηση και συντήρηση:
- Παρακολούθηση απόδοσης: Ρυθμίστε εργαλεία παρακολούθησης για την παρακολούθηση της απόδοσης του συστήματος, των δραστηριοτήτων χρήστη και των συμβάντων ασφαλείας στο περιβάλλον Microsoft 365. Για μεγάλους οργανισμούς ή οργανισμούς με μεγάλη πολυπλοκότητα, προτείνεται η χρήση εργαλείων διακυβέρνησης τρίτων (3rd party governance tools) του Microsoft 365, έτσι ώστε το τμήμα IT να ελέγχει εύκολα και αξιόπιστα όλες τις λειτουργίες της πλατφόρμας.
- Τακτική συντήρηση: Οι cloud εφαρμογές δεν απαιτούν κάποια ενημέρωση σε αντίθεση με τις desktop. Η πλατφόρμα Microsoft 365 είναι ωστόσο ένα διαρκώς μεταβαλλόμενο προϊόν. Τόσο η εμπειρία χρήστη όσο και οι λειτουργίες του αλλάζουν και βελτιώνονται συνεχώς. Προγραμματίστε τακτικές συναντήσεις με την εταιρία συμβούλων που σας υποστηρίζει για να ενημερωθείτε για τις αλλαγές και να κάνετε τις απαραίτητες εκπαιδεύσεις εσωτερικά, έτσι ώστε να προλάβετε τυχόν δυσλειτουργίες και δυσαρέσκεια χρηστών. Ταυτόχρονα, έτσι διασφαλίζετε την υγεία και την ασφάλεια του περιβάλλοντος.
9. Τεκμηρίωση και ανταλλαγή γνώσεων:
- Πρότυπα τεκμηρίωσης: Τεκμηριώστε ολόκληρη τη διαδικασία μετάβασης, συμπεριλαμβανομένων των προκλήσεων που αντιμετωπίσατε και των λύσεων που εφαρμόστηκαν, για να δημιουργήσετε ένα αποθετήριο γνώσεων για μελλοντική αναφορά. Είναι πιθανό να γίνει στο μέλλον συζήτηση και να τεθούν ερωτήματα για τα κριτήρια επιλογής του περιεχομένου που μεταφέρθηκε στο cloud από την φυσική υποδομή. Η σωστή τεκμηρίωση θα δώσει απαντήσεις σε τέτοιου είδους ερωτήσεις.
- Εσωτερική εκπαίδευση και ανταλλαγή γνώσεων: Μοιραστείτε τεκμηριωμένες διαδικασίες και βέλτιστες πρακτικές εντός του οργανισμού για να ενδυναμώσετε τις ομάδες πληροφορικής και τους τελικούς χρήστες για διαχρονικά σωστή διαχείριση της πλατφόρμας.
10. Αλληλεπιδράστε με την Υποστήριξη και τις κοινότητες της Microsoft:
- Πόροι υποστήριξης της Microsoft: Ενθαρρύνετε τους χρήστες και τις ομάδες IT να αξιοποιήσουν τα επίσημα κανάλια υποστήριξης, τις βάσεις γνώσεων και τις κοινότητες χρηστών της Microsoft για καθοδήγηση και βοήθεια.
- Φόρουμ και δίκτυα του κλάδου: Αλληλεπιδράστε με φόρουμ ή δίκτυα για συγκεκριμένους κλάδους για να ανταλλάξετε εμπειρίες, να μάθετε από χρήστες άλλων οργανισμών και να παραμείνετε ενημερωμένοι με τις τελευταίες τάσεις και πρακτικές του Microsoft 365.
Συμπέρασμα
Η μετάβαση στο Microsoft 365 cloud αποτελεί μια στρατηγική απόφαση που θα πρέπει να σχεδιαστεί και να εκτελεστεί με ιδιαίτερη προσοχή και ακρίβεια. Τυχόν λάθη ή παραλήψεις, τόσο σε τεχνικό όσο και σε επίπεδο σχεδιασμού, μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο το project και να μειώσουν δραματικά την υιοθέτηση της πλατφόρμας από τους εργαζόμενους.
Πρέπει να γίνει αντιληπτό, κυρίως από τις διοικήσεις των οργανισμών, ότι δεν πρόκειται για ένα IT project, αλλά για project που αγγίζει όλα τα τμήματα της εταιρίας. Χωρίς αυτή την παραδοχή, ο κίνδυνος «αποξένωσης» του project από τους βασικούς αποδέκτες του που είναι οι τελικοί χρήστες είναι μεγάλος.
Στην Conartia αντιμετωπίζουμε κάθε project ξεχωριστά ανάλογα με τις ανάγκες και προδιαγραφές του κάθε οργανισμού δίνοντας πάντα έμφαση στην βελτίωση της καθημερινότητας των απλών χρηστών, κάτι που για μας είναι θεμελιώδες για την επιτυχία τέτοιων project.
Comments